Anarchy: Manajemen Sumber Daya Manusia

Analisis Jabatan

Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing JABATAN secara sistematis dan teratur

Analisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu :

1. Uraian Jabatan (Job Description).

2. Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)

Uraian Jabatan (Job Description)

Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan.

Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliputi :

1. Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan

2. lkhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas

3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya

4. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat

5. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja

6. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan

7. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain-lain terutama kondisi kerja yang berbahaya

Spesifikasi/Persyaratan Jabatan

Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.

Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:

1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja

2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan

3. Persyaratan fisik dan mental

4. Persyaratan umur dan jenis kelamin

JOB DESIGN
Desain pekerjaan mengacu pada cara yang satu set tugas, atau seluruh pekerjaan, diorganisir. Desain pekerjaan membantu menentukan:
* Apa tugas selesai,
* Bagaimana tugas-tugas selesai,
* Berapa banyak tugas-tugas yang dilakukan, dan
* Dalam urutan bagaimana tugas-tugas selesai.

Ini memperhitungkan semua faktor yang mempengaruhi kerja, dan mengatur isi dan tugas-tugas sehingga seluruh pekerjaan kurang cenderung menjadi resiko kepada karyawan. Desain pekerjaan meliputi wilayah administratif seperti:
* Rotasi pekerjaan,
* Pekerjaan pembesaran,
* Tugas / mesin mondar-mandir,
* Kerja istirahat, dan
* Jam kerja.

Pekerjaan yang dirancang dengan baik akan mendorong berbagai 'baik' posisi tubuh, memiliki kekuatan akal persyaratan, memerlukan jumlah yang masuk akal aktivitas mental, dan membantu mendorong rasa pencapaian dan harga diri.

Contoh Job Description :

Identitas Jabatan
Nama Jabatan	:	Sales & Marketing Manager
Departemen	:	Sales & Marketing
Atasan langsung	:	Sales & Marketing Director

Bawahan langsung	:	S & M Supervisor(s)

Tujuan Jabatan

Merencanakan, mengontrol dan mengkoordinir proses penjualan dan pemasaran bersama S & M Supervisor(s) untuk mencapai target penjualan dan mengembangkan pasar secara efektif dan efisien.

Tanggung Jawab Utama

No	Uraian	Skala Waktu H/M/B/T
1	Menentukan harga jual, produk yang akan dilaunching, jadwal kunjungan serta system promosi untuk memastikan tercapainya target penjualan	B
2	Memonitor perolehan order serta merangkumkan forecast untuk memastikan kapasitas produksi terisi secara optimal	B/M/H
3	Memonitor jumlah stock seluruh Dept. Sales & Marketing untuk memastikan umur stock perusahaan tidak melebihi target yang telah ditentukan.	B/M
4	Menganalisa dan mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan jumlah pelanggan dan area sesuai dg target yang ditentukan	T/B
5	Menganalisa dan memberikan arah pengembangan design & warna, untuk memastikan pengembangan produk sesuai dengan kebutuhan pasar	T/B
6	Melakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survey seluruh sales team untuk memastikan tercapainya target kepuasan pelanggan yang ditentukan	T/B
7	Menerapkan budaya, sistem, dan peraturan intern perusahaan serta menerapkan manajemen biaya, untuk memastikan budaya perusahaan dan sistem serta peraturan dijalankan dengan optimal.	H
H : Harian, M : Mingguan, B : Bulanan, T : Tahunan

Indikator

1.	Laporan data dan informasi kondisi pasar di cabang
2.	Program kerja penjualan
3.	Pencapaian penjualan
4.	Laporan evaluasi penjualan
5.	Laporan penjualan cabang
6.	Tertib administrasi
7.	Tingkat kepuasan konsumen
8.	Keberhasilan program promosi

Dimensi

Keuangan	:	1.	Target Penjualan

Non Keuangan	:	1.	Target unit penjualan
		2.	Jumlah pelanggan
		3.	Jumlah tenaga penjualan

Spesifikasi Jabatan

Latar belakang pendidikan dan pengalaman	:	1.	Minimum pendidikan S-1 di semua bidang
		2.	Pemahaman mengenai pemasaran dan penjualan
		3.	Pengetahuan mengenai produk perusahaan
		4.	Kemampuan negosiasi
		5.	Kemampuan presentasi dan komunikasi
		6.	5 – 7 tahun pengalaman yang bervariasi dalam bidang pemasaran dan penjualan

Kompetensi	:	1.	Kepemimpinan.
		2.	Results oriented
		3.	Dapat bekerjasama
		4.	Integritas
		5.	Membina hubungan
		6.	Pendekatan interpersonal